1. Préambule
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »).
Le Cégep Limoilou est désormais tenu d’adopter et d’assurer l’application d’une politique de confidentialité lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Internet.
Ce document vous présente la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») mise en place par le Cégep Limoilou, propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels.
Celle-ci doit être lue de pair avec les règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Cégep Limoilou. Le Cégep Limoilou reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.
En transmettant vos informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, vous consentez à toutes les mesures prises par le Cégep Limoilou à l’égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées aux règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Cégep Limoilou et à la présente Politique de confidentialité.
Le respect de votre vie privée est une préoccupation pour le Cégep Limoilou. Cette politique de confidentialité vise à vous informer des pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels que vous fournissez au moyen de ce site.
2. Section relative à la protection accordée par le règlement général de protection des données (RGPD)
2.1. Concepteur et éditeur
Ce site a été créé et édité par le Cégep Limoilou, 1300 8e avenue Québec (Québec), G1J5L5, 418-647-6600, secretariat.general@cegeplimoilou.ca
Ce site est hébergé par le Cégep Limoilou, 1300 8e avenue Québec (Québec), G1J5L5, 418-647-6600
2.2 Protection des données à caractère personnel
Le Cégep Limoilou s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.
En accédant et en utilisant le site, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.
Pendant la consultation du site, vous pouvez être sollicitée ou sollicité pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que votre nom, votre adresse courriel ou votre adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques ou services du site.
Vous êtes libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne vous seront pas accessibles.
Conformément à la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles que vous nous avez transmises.
2.3. Informations sur la collecte des renseignements personnels
Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.
Le Cégep Limoilou conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre un mois et trois ans.
3. Collecte des renseignements personnels
3.1. Renseignements personnels pouvant être collectés
Le Cégep Limoilou recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
Le Cégep Limoilou collecte, notamment :
- Nom et prénoms
- Adresse courriel
- Nationalité
- Numéro de téléphone
3.2. Moyens de collecte
Les renseignements personnels conservés par le Cégep Limoilou sont recueillis seulement après que vous ayez été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire ou en nous transmettant un courriel.
4. Utilisation des renseignements personnels
Le Cégep Limoilou utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.
Ces fonctions comprennent, notamment de communiquer avec vous aux coordonnées communiquées afin de répondre à votre demande de communication
5. Communication des renseignements personnels
5.1. Communication sans le consentement de la personne concernée
Le Cégep Limoilou peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Cégep Limoilou ou d’autres personnes.
Le Cégep Limoilou peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Cégep Limoilou qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Le Cégep Limoilou peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Cégep Limoilou les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.
Le Cégep Limoilou peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.
5.2. Communication avec le consentement de la personne concernée
Le Cégep peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
6. Témoins de connexion (cookies)
Le Cégep utilise des témoins sur son site Internet pour faciliter la navigation, pour des fins statistiques, pour mesurer l’audience du portail et comprendre l’utilisation qu’en font ses utilisateurs.
À l’aide de fichiers témoins (cookies), Google collecte des renseignements sur votre navigation. Il les utilise à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience. Les renseignements sont conservés aux États-Unis. Ces renseignements peuvent être communiqués à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.
Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue de celui-ci, le nom de votre fournisseur de services Internet et votre position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.
Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant votre navigateur Internet, mais cela pourrait affecter votre expérience et limiter l’accès à certaines fonctionnalités. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant votre historique de navigation.
En utilisant le site Internet du Cégep Limoilou, vous acceptez que celui-ci dépose des témoins sur votre appareil.
7. Protection des renseignements personnels
Le Cégep Limoilou a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à ses règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels.
Le Cégep Limoilou a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
Les personnes qui travaillent pour le Cégep Limoilou ou en son nom doivent, notamment :
- Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels ;
- Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Cégep Limoilou ; et
- Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Cégep a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.
8. Demande d’accès, ou de rectification, à des renseignements personnels
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.
Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : secretariat.general@cegeplimoilou.ca.
9. Sites externes
Le site Internet du Cégep Limoilou contient des liens vers des sites externes. Le Cégep Limoilou n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.
10. Diffusion et mise à jour de la politique
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet du Cégep.
11. Responsabilité de l’application et de la révision de la politique
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique.
Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : secretariat.general@cegeplimoilou.ca.
12. Entrée en vigueur
La présente Politique entre en vigueur le 19 septembre 2023. Sa plus récente révision date du 19 septembre 2023.